Objednávkování a expedice – systém pro zefektivnění firemních procesů

Komplexní systém Objednávkování a expedice se skládá z několika uživatelských agend, externích nástrojů a tiskových sestav. Systém má v maximální možné míře optimalizovat a zefektivnit firemní procesy od přijetí objednávky od zákazníka, přes doobjednání chybějícího zboží až po samotnou expedici zboží zákazníkovi.

Cíle řešení jsou:

• Poskytnout maximum informací o stavu zakázky v agendě Přijaté objednávky.
• Zefektivnit a zautomatizovat rozlišení objednávek k Expedici.
• Urychlení doobjednání chybějícího zboží u dodavatelů.
• Zrychlit vygenerování faktury a tisku balíkových štítků a tím zkrátit čas potřebný pro zabalení správného zboží a expedici objednávky.
• Minimalizovat záměny zboží.

Toto řešení využijete hlavně pro eshopy, kde je nutné aby zákazník obdržel co nejdříve objednané zboží a byl s nákupem maximálně spokojen. Eshopy vyřizují velké množství přijatých objednávek a současně se potýkají s potřebou efektivně doobjednávat zboží u svých dodavatelů, pokud zboží není skladem. Systém také mohou využít jakékoliv společnosti, které evidují přijaté objednávky od zákazníků a zboží expedují. Bez rychlé a efektivní expedice se zvláště v předvánočních časech těžko obejdete.

Objednávkování

Agenda přijaté objednávky

Tento formulář je rozšířen o volitelné parametry. Některé parametry automaticky mění své stavy díky naprogramovaným skriptům. Tím je například ulehčeno rozlišení objednávek, které se dostaly do stavu „Meškanka“ nebo jsou ve stavu „K expedici“ a podobně. Rovněž je možné při generování a tisku balíkových štítků sledovat, jakou dopravou bude zboží zasláno.

Volitelné parametry v položce přijaté objednávky slouží k zobrazení podrobnějších informací jako jsou dodavatel zásoby, datum uzavření (generováni Vydané objednávky), datum přijetí chybějícího zboží včetně čísla příjemky nebo číslo Výdejky/Faktury.

Množství je jedním z nejdůležitějších údajů u položky. Jedná se o množství, které je vůči objednávce Skladem a jež bude u dodavatele nutné objednat. Množství se rozpočítávají automaticky při Rezervace objednávky. Než je v automatizovaném režimu provedena rezervace, je zde ponechán nějaký čas pro upravení objednávky. Současně dochází k rozpočtu množství na skladě a kolik je ho třeba objednat u dodavatele. Rozpočet probíhá od nejstarší po nejmladší objednávky.

Výchozí dodavatel je automaticky nastaven u položek, které je třeba doobjednat. Pokud je nutné dodavatele změnit, použije se ext. nástroj „Změna dodavatele vybraných OBJ“. Pomocí tohoto nástroje se vám může usnadnit rozhodování, kde objednat. Nástroj umožňuje zobrazovat aktuální cenu a dostupnost u dodavatele, který je do POHODY pravidelně importován z feedu.

Přepnout do stavu „Uzavřeno“ je možné, až je u přijatých objednávek správně nastaveno, kde se bude chybějící zboží doobjednávat. Při přepnutí do stavu Uzavřeno dojde k automatickému vygenerování Vydaných objednávek dle dodavatelů. Rovněž lze použít externí nástroj, který uzavře všechny vybrané Přijaté a Vydané objednávky.

Dokud se u vydané objednávky na určitého dodavatele nezaškrtne „Uzavřít“, postupně se do ní přidávají položky. Vydanou objednávku je možné mít otevřenou i několik dní. Nová objednávka je automaticky založena po uzavření Vydané objednávky. Samozřejmě můžete použít nákupní nebo přímo dodavatelské ceny položky.

Stejné položky se na vydané objednávce nesdružují a lze u nich sledovat pro jakého konkrétního zákazníka jsou určeny, sledovat lze i to, kdy a jakou příjemkou byly naskladněny. Objednávku vytisknete dodavateli na tiskové sestavě, přičemž stejné položky jsou sdruženy tak, aby to bylo pro dodavatele přehledné a jasné.

Vykrýt objednávku do Příjemky lze provést standardním způsobem. V příjemce je pak u každé položky vidět, na základě jaké přijaté objednávky je pro jakého zákazníka přijímané zboží určeno. Rozlišovat jednotlivé zboží na to, které přijde na sklad do zásoby nebo půjde ihned do balíku k expedici zákazníkovi, je možné již při příjmu. Informace o příjmu zboží se propisují do Vydaných i Přijatých objednávek. U přijatých skript automaticky označí objednávku jako možnou k expedici viz. příznaky na Přijatých objednávkách.

Expedice

Expedice

Tato funkce je složena z uživatelské agendy Vykrývání, agendy DOPRAVA a generátoru vydaných faktur. Vlastní expedice probíhá na základě Přijatých objednávek. Uživatel nepracuje s externími nástroji, protože všechna tato řešení jsou přímo zabudovaná do ekonomického systému POHODA E1.

Agenda vykrývání

Skladník má usnadněné vykrývání Přijatých objednávek do Vydaných faktur, tak že vlastně nemusí používat klávesnici a myš. K většině operací je zapotřebí čtečka čárových kódů, která je připojena k počítači (lze i bezdrátově). Místo mačkání kláves stačí načíst speciální čárové kódy.

• Skladník si zobrazí vybrané objednávky četně položek, tak že si z agendy Přijaté objednávky vytiskne „Položky přijatých objednávek“, číslo objednávky je vyjádřeno čárovým kódem. Na konci je souhrnný soupis položek, které je třeba donést ze skladu, aby došlo k vykrytí dané objednávky
• Pomocí čárového kódu s číslem přijaté objednávky si v agendě Vykrývaní snadno dohledná a načte objednávku, která se bude vykrývat.
• Jednotlivé zboží vykrývá pomocí čtečky čárových kódů a zboží se postupně odečítá. Načte-li položku, která do faktury nepatří, systém ho automaticky upozorní a položka se nepřenese. Díky systému tedy není možné zaměnit zboží.

V případě že jsou položky textové, přenášejí se automaticky a jsou uvedeny v sekci „Nelze načíst“. Do této sekce se vypisují i položky kompletně přenesené včetně těch, které již mohly být dříve přeneseny do jiné faktury.

Po vykrytí všech položek nebo navolení volby „Ukončit částečně“ dojde k zobrazení tlačítek:

„Pokračovat další objednávkou“ - pomocí této volby dojde k načtení další objednávky, která se bude s tou současnou spojovat do společné faktury.

„Hotovo, uzavření a tisk“ - výběrem této volby provedete vygenerování faktury a balíkové soupisky. Následně se Faktura a balíkové štítky okamžitě vytisknou. Celý tento proces zabere pouze pár vteřin.

Místo automatického generování faktury lze nastavit generování Výdejky. Vše záleží na vašich konkrétních požadavcích.

Pohodlí práce si můžete zvýšit pomocí volitelně nastavitelných zvukových znamení. Znamení může oznámit úspěšné nebo neúspěšné načtení čárového kódu apod, nebo si je můžete navolit dle svých potřeb.

Proces vykrývání objednávek lze optimalizovat díky roztřídění velkého množství objednávek do podskupinek na základě podobných vlastností. A to například podle:

• skladových umístění zásob – tím můžete optimalizovat pohyb skladníka po skladu
• velkosti zboží
• způsobu dopravy a platby

Kriteria pro skupinky je možné nastavit libovolně, tak aby to vyhovovalo a bylo efektivní ve vašem provozu. Těmto skupinkám, ve kterých je vždy předem definován počet objednávek, se říká Pickup listy. Jeden Pickup list sdružuje položky určitého počtu podobných objednávek.

Skladník pak s touto hromadnou soupiskou může ve skladku jednoduše vybírat zboží do košíku. Obsahuje-li Pickup list položky z podobného umístění ve skladu, stává se pohyb po skladu a výběr zboží efektivnějším.

Dále již postupuje skladník při expedici zboží stejně jako u vykrývání běžné objednávky, viz výše.

Generování vydaných faktur

Při generování faktur (postup byl popsán výše), jsou brány v úvahu například tyto hlediska:

• Cizí měny
• Registrace DPH v EU
• Zvolený typ dopravy
• Odečet zálohové faktury
• Samozřejmostí je Středisko, Činnost, Zakázka a další běžné údaje

Toto řešení je dostupné pouze pro Informační systém POHODA E1.

Uvedené ceny jsou bez DPH