Upomínání faktur po splatnosti – systém pro hromadné generování upomínek z účetnictví Pohoda

Doplněk upomínkovač faktur je externí nástroj, který spolupracuje přímo s ekonomickým systémem POHODA. Tento nástroj umožňuje automatické hromadné generování upomínek z vydaných faktur. Upomínky následně odesílá ve formátu pdf na email nebo na fax zákazníka.

Doplněk umožňuje definovat až 5 různých druhů upomínek. Určitý druh upomínky je přiřazován k danému dokladu dle počtu dnů po splatnosti. Upomínky můžete odesílat v libovolných časových intervalech.

O všech odeslaných upomínkách vztahujících se k danému dokladu má uživatel přehled a to díky poli volitelného parametru, kde jsou evidovány veškeré stavy odeslaných upomínek.

Příklad nastavení intervalu pro různé druhy upomínek.

Upomínka č.1

Tato upomínka je zpravidla generována pro doklady, které jsou po splatnosti jeden či více dní, avšak maximálně 13. Tento typ upomínky je zákazníkovi na daný doklad zasílán pouze jednou.

Upomínka č.2

Tento druh upomínky je zpravidla generován pro doklady, které jsou po splatnosti mezi 14 a 29 dny. Upomínka může být zasílána opakovaně.

Upomínka č.3

Upomínka je zpravidla generována pro doklady, které jsou po splatnosti 30 dní a víc. Tento typ lze zasílat také opakovaně.

Základní vlastnosti:

• Usnadnění práce při zasílání upomínek.
• Proces upomínkování je automatický.
• Pohledávky jsou vymáhány efektivněji.
• Odeslané upomínky jsou evidovány přehledněji.

Generování a rozesílání upomínek

Generování upomínek je automatické pomocí naprogramovaného skriptu a lze libovolně nastavit dle specifických požadavků.

Příklad nastavení generování upomínek

Upomínky mohou být generovány ve dnech pondělí až pátek. Například ve dnech PO, ST, PÁ může být volba generování zobrazena vždy. Ve dnech UT, CT může být volba zobrazena jen v případě, že předchozí den upomínky vygenerovány nebyly. Generování upomínek probíhá dle nastavených šablon a to do formátu PDF.

Upomínky jsou odesílány pouze pro ty neuhrazené faktury, které jsou napojeny na Adresář. Adresář musí mít na sebe navázaný kontakt s příznakem EMAIL upomínka nebo FAX upomínka. Příznak je možné nastavit zatržením na daném kontaktu. Emailová a faxová adresa se pak používá z pole EMAIL a FAX u daného kontaktu. Jeden kontakt může být i pro email i fax zároveň a tento příznak může být nastaven již na hlavní adrese firmy, takže není nutné vytvářet nové kontakty. Pro jednu adresu může být zadáno i více kontaktů a upomínka je poté odesílaná na všechny.

Pro každého zákazníka, který je po splatnosti faktury, je generovaná pouze jedna upomínka téhož druhu, tj. upomínka obsahuje všechny doklady splatnosti pro upomínku tohoto typu.

Agenda Vydané Faktury

Informace o stavu odeslaných upomínek se evidují ve volitelném parametru Log upomínek, který doplňuje formulář agendy Vydané faktury. V případě, že upomínky nechcete na danou adresu zasílat, stačí zatrhnout Nezasílat upomínky.

Tabulka tohoto doplňku je upravena tak, že ke každému dokladu přibudou pole Upomínka 1-5. V tomto poli je uložen počet (celé číslo) již vygenerovaných upomínek daného typu na daný doklad. Další pole je Upomínky, ve kterém je pouze textová informace ve formátu: „Upomínka 1 – 22.10.2014, Upomínka 2 25.10. 2014, Upomínka 3 30.11.2014“ atd. Má-li uživatel povolenou funkci Hromadné úpravy, může v POHODĚ udělat úpravy těchto polí. Tak může být upomínka ve změněném dokladu vygenerována opakovaně.

Vzhled a architektura aplikace

Instalace aplikace se provádí přímo na server a spustit jí lze ručně z každého počítače. Software komunikuje přímo s databází POHODY a to přes SQL server. Aplikace se může sama spustit v předem určený okamžik, čímž se zjednoduší zasílání upomínek. Avšak automatické spouštění nerespektuje státní svátky a dny volna.

Po spuštění aplikace se objeví na obrazovce okno, které je rozdělené na několik částí dle druhů upomínek. Pro každý doklad v této sekci je zobrazeno číslo faktury, název zákazníka, IČO, částka po splatnosti (CZK nebo cizí měna) a kontakt, kam bude upomínka zaslána. Pokud nechcete pro daný kontakt upomínku odeslat, je možné generování pro konkrétní doklad zrušit. Takovýto doklad se objeví ve výpisu při následujícím spuštění aplikace, pokud nebudou naplněny podmínky pro jeho vyřazení (zaplacení pohledávky). Uživatel si může vybrat jestli chce odeslat všechny upomínky nebo jen upomínky určitého druhu. Pokud nedojde k odeslání některých upomínek, spouští se aplikace i následující den.

Tento doplněk je dostupný pouze pro Informační systém POHODA E1.

Cena doplňku Upomínkovač faktur

Uvedené ceny jsou bez DPH