Schvalování faktur

Schvalování faktur pro účetní systém POHODA je nástroj, který usnadní proces evidence schválení pro doklady Přijatá faktura, Dobropis, Přijatá zálohová faktura.

Celé řešení funguje v agendě Faktury přijaté a Přijaté zálohové faktury a zároveň umožňuje zpracovat i opravné daňové doklady.

Schvalováním faktur získáte

• Usnadnění procesu schválení přijatých faktur
• Schvalovat faktury bez nutnosti přihlášení do systému Pohoda
• Více úrovňové schvalování
• Nulovou chybovost při proplácení faktur
• Časovou úsporu zaměstnanců

V uživatelské agendě Schvalovací skupiny naleznete nastavení Skupiny uživatelů a jejich e-mailových adres pro proces Schvalování a to i pro více úrovňové schvalování. Úrovně si lze libovolně nastavit, u jednotlivých účastníků lze nastavit od kdy do kdy mají oprávnění faktury schvalovat, což je výhodné, při změnách v obsazení schvalovatelů na zakázkách.

1.úroveň např. Obchodník, Fakturantka a 2. úroveň např. Ředitel, CEO, Manager

V hlavičce agendy se definují jednotlivý uživatelé skupiny:

• Jméno uživatele
• E-mail
• Úroveň
• Platnost od-Do
• Limit částky pro schválení
• Poznámka definice

Schvalovací skupiny v uživatelské agendě:

Položky schvalovací skupiny:

* V nastavení naleznete možnost dvouúrovňové autorizace a limit částky pro danou úroveň

V nastavení adresáře nastavíte příslušnému dodavateli danou skupinu:

Přijaté doklady s dodavatelem budou ve výchozím stavu „Odeslat ke schválení“, zároveň dojde k odeslání e-mailu na příslušné schvalovací úrovně, které jsme nastavili v uživatelské agendě. E-mail obsahuje PDF dokument ze záložky Dokumenty u dané Přijaté faktury.

Po odeslání e-mailu si příslušný schvalovatel zkontroluje PDF dokument a pro schválení postačí pouze, aby odpověděl na tento e-mail. Tato odpověď se u přijaté faktury zaznamená a nastaví u přijaté faktury stav „1.uroveň – schváleno“ nebo „Kompletně schváleno – ANO“ v závislosti na nastavení úrovní. V případě více úrovňového schvalování se tedy nastaví „1. úroveň – schváleno“ a následně odešle e-mail na 2.úroveň, která provede stejný postup pro schválení. Tímto způsobem pak Schvalování faktur pokračuje, až na poslední úroveň a po schválení poslední úrovně nastaví stav „Kompletně schváleno – ANO“.

Nástroj funguje korektně pouze při naskenování dané přijaté faktury a přiložení do záložky Dokumenty k Přijaté faktuře.

Obecné informace (Datum, čas, e-mailovou komunikaci) po proběhlém schvalování naleznete na záložce "Události" u konkrétní Přijaté faktury.

Schválení proběhne pouze při odesílání odpovědi z emailu příslušného schvalovatele nebo jeho zástupcem. Každý schvalovací e-mail obsahuje jedinečnou kombinaci z e-mailu schvalovatele a číslo faktury. Do e-mailu se propisuje i interní poznámka z faktury. Pokud se předmět e-mailu změní, tak se provedená změna zapíše do interní poznámky. Pro následujícího schvalovatele je tedy zřejmé, že byl změněn předmět e-mailu, již při schvalování.

Odesílání e-mailů neprobíhá neustále. Nastavuje se automat pro časový úsek a požadavky řeší v celých dávkách. Časový interval lze upravit, dle potřeby. Zpracování e-mailů od schvalovatelů funguje stejně jako samotné odesílání.

Nástroj je možné nastavit i na způsob automatického schvalování dle nastaveného limitu. Při překročení limitu pak nástroj spustí standartní schvalovací proces pro určité schvalovatele.

Pro uživatele doplňku schvalování Přijatých faktur, je možné za zvýhodněnou cenu -50%* nainstalovat i schvalování Vydaných objednávek, pokud tato instalace probíhá v rámci jedné objednávky.

Řešení je dostupné pro informačním systém Pohoda E1 (v případě jiné verze pomůžeme s upgradem).

Ceník doplňku

Uvedené ceny jsou bez DPH