Hotel - systém pro provoz hotelu

Tento produkt pokrývá většinu činností spojených s vedením agendy recepce hotelu a je určen pro různé typy ubytovacích provozů.

Základní vlastnosti

Rezervace ubytování

• agenda rezervace pokojů včetně grafického znázornění ve formě štaflí
• rezervace je možné vkládat přímo do štaflí v grafickém režimu
• dělení rezervací na potvrzené a nepotvrzené
• možnost vystavení předpisu pro ubytování a následné vystavení zálohové faktury

Agenda hotelových účtů

• umožňuje vedení hotelových účtů, jejich zatěžování
• uzavírání účtů formou prodejky nebo faktury
• zadávání položek účtů číselnými kódy za pomocí klávesnice
• evidence ubytovaných osob
• evidence kaucí vybíraných při nástupu na ubytování
• vedení účtu v Kč nebo v cizí měně
• podpora platby účtu v cizí měně
• možnost spojení a hromadné fakturace několika účtů
• podpora udělení individuální slevy v procentech (nebo absolutní) na danou položku restauračního účtu
• podpora změny cenové hladiny při uzavírání účtu pro vybrané uživatele

Sestavy

• obsahuje mnoho tiskových sestav pro odvod tržby, inventarizaci a analýzu prodeje
• tisk knihy ubytovaných
• generování elektronických výstupů pro cizineckou a pohraniční policii
• příprava podkladů pro čtvrtletní výkaz o hostech pro ČSÚ
• podpora tisku sestav pro správu a odvod ubytovacích nebo jiných místních poplatků

Skladová agenda

• umožňuje definici skladových karet pro položky, kterými jsou následně zatěžovány hotelové účty

Zabezpečení aplikace

• volitelné přihlašování personálu z klávesnice heslem
• volitelné přihlašování a odhlašování personálu magnetickou kartou nebo kartou s čárovým kódem
• nastavitelné omezení přístupu k funkcím programu pro každého uživatele

Agenda zákaznických účtů

• vedení "kreditních nebo debetních zákaznických účtů" pro stálé zákazníky

Hromadné operace

• vyhledávání vhodného ubytování pro větší skupiny osob na základě daných parametrů
• možnost manuální úpravy výsledku hledání
• vytvoření rezervace nebo hotelového účtu na základě výsledku hledání

Rezervační agendy

• agenda rezervace ostatních zařízení (sportoviště, bazén, sauna, ...) včetně grafického znázornění ve formě štaflí

Ostatní vlastnosti

• agenda podporující evidenci úklidu pokojů
• podpora plánu stravování na základě rezervací a ubytovaných osob
• spolupráce se systémem Jazz Restaurant ve smyslu převodu restauračních účtů na účet hotelový
• on-line kontrola platnosti občanského průkazu ubytovaných osob
• volitelně generování obsazenosti ubytovacího zařízení ve formě HTML souborů
  

Podrobný popis vybraných částí programu

Rezervace ubytování

Systém umožňuje grafické kalendářové zpracování zapsaných rezervací a obsazených pokojů (štafle) v průběhu zadaného období. Recepční se tak v rezervacích lepe vyzná a je schopen v případně obsazenosti hotelu reagovat nabídkou jiného pokoje či nabídnout náhradní termín.

Recepční může dle požadavku zákazníka přímo v kalendáři vytvořit nové rezervace potažením myši nebo otevřít hotelové účty.

Ke každé rezervaci je možné uvést, zda ji zákazník již potvrdil a případně do kdy má být potvrzena. Potvrzené a nepotvrzené rezervace jsou od sebe v kalendáři barevně rozlišené.

V případě že zájemce o rezervaci již byl hostem hotelu, zadání nové rezervace se usnadní ještě více. Již není nutné vyplňovat jakékoliv údaje o zákazníkovi, ty se vyplní zcela automaticky. K zadání rezervace je třeba pouze vybrat zákazníka z adresáře.

V systému je rovněž možné vytvořit hromadné rezervace a otevřít hromadné hotelové účty v případě hromadné rezervace pokojů pro cestovní kancelář nebo při příjezdu turistické skupiny.

Práce s hostem

Do adresáře je možné zaznamenávat velmi podrobné informace o jednotlivých hostech (tzv. Banka hostů) a tyto informace pak využívat v rámci věrnostních programů a poskytování bonusů.

Jednotlivé hotelové hosty je možné zařadit do různých skupin, které je možné nadefinovat dle potřebných kriterií. U každého hosta je registrována historie pobytu a kdy a v jakém pokoji byl ubytován.

Otevření hotelové účtu

Ze zadané rezervace je možné otevřít hotelový účet a přijmout hosta, čímž se proces značně urychlí. Otevření hotelového účtu je taktéž velmi jednoduché a rychlé při ručním zadání potřebných údajů a výběrem hosta z adresáře, pokud již host hotel navštívil.

Všechny požadované informace je možné zadat k jednotlivým hostům a to četně údajů, které jsou požadovány pro přihlašovací formulář cizince. Tento formulář může recepční vytisknout přímo z programu.

Pokud host během pobytu změní číslo pokoj je možné tuto změnu do programu jednoduše zadat a to výběrem jiného čísla.

Zatěžování hotelového účtu

V souvislosti s využíváním jednotlivých služeb hotelu hostem, je možné průběžně zatěžovat hotelový účet. Jednotlivé služby může recepční zadávat za použití kódu nebo vybrat přímo ze seznamu. Jednotlivé služby je možno nadefinovat dle potřeby vedením hotelu.

V případě potřeby nebo chybného zadání je možné každou zadanou položku změnit nebo opravit až do uzavření hotelového účtu.

Vyúčtování a uzavření hotelového účtu

Recepční může uzavřít účet a vytisknout stvrzenku během okamžiku a nemusí se zdržovat zbytečným papírováním ani prací s počítačem. Ve zbylém čase se pak může plně věnovat hostům.

V programu je možno rozdělit účet mezi více nezávisle platících hostů, vytvořit fakturu nebo převést účet do odložených účtů pro hromadnou fakturaci. Odložené účty se používají například v případě, že za hosta hradí pobyt cestovní kancelář.

Je-li tomu třeba, je možné zvolit jinou formu úhrady než hotovostní, účet vyúčtovat za speciální cenu (například v případě VIP zákazníků nebo stálých klientů), stvrzenku vytisknout v cizím jazyce nebo přijmout platbu v cizích měnách. Na obrázku jsou vidět všechny eventuality programu, které se ovšem používají velmi zřídka, proto je uzavření účtu velmi rychlé.

V programu je velmi snadné i vytvoření faktury.

Pokud je třeba hromadná fakturace, je nutné aby recepční nejprve převedl hotelové účty na odložené a poté zvolil ty, které mají být vyfakturovány.

Evidence poplatků

V systému je možná evidence různých poplatků - lázeňských, turistických, nebo přímo definovaných uživatelem. Za příslušné období je nutné vytisknout tiskovou zprávu a hotel odvede odpovídající poplatek obci.

Rezervace ostatních zařízení

Program umožňuje uchovat informace o zarezervovaných zařízení, které si uživatel může sám vymezit. Jako ostatní zařízení mohou být definované salonky nebo sportovní prostory (tělocvičny, tenisové nebo squashové kurty, sauna, bowlingové dráhy...). Údaje týkající se rezervací se dají zobrazit v podobě kalendáře, který je pro personál velmi přehledný. Nová rezervace lze založit myší přímo v kalendáři. Tato aplikace kontroluje případné překrývání mezi jednotlivými rezervacemi.

Tiskové sestavy a manažerské výstupy

Program JAZZ HOTEL a skladový systém umožňují mnoho tiskových výstupů, které je možné použít pro tisk denní uzávěrky, plánu stravování s jednotlivými porcemi dle množství ubytovaných hostů, knihy ubytovaných, pro analýzu prodejů služeb nebo pro sestavení inventury.

Vedení má přehled o aktuální obsazenosti hotelu díky dostupnosti informační plochy. Na informační ploše můžou být zobrazeny i další informace, které jsou nezbytné pro řízení hotelového provozu.

Spolupráce s účetním systémem

Produkt JAZZ HOTEL spolupracuje přímo s databází ekonomického systému POHODA a to ve variantách Jazz, Premium a Komplet. Tím je zabezpečeno vedení pokladny, fakturace, skladová evidence, popřípadě i přímé zpracování učetnictví a účetních dokladů.

Program POHODA nemusí být při práci s JAZZ HOTEL spuštěn, avšak musí být na daném počítači legálně nainstalován.

Se systémem POHODA nemusí obsluhující personál přijít do styku, protože pro vlastní práci využívá prostředí JAZZ HOTEL, které je ergonomicky propracované a optimalizované pro maximální jednoduchost a rychlost práce.

Podporovaný hardware

Displej

• jakýkoliv displej, minimální velikost 15", min. rozlišení 1024*768

Tiskárna

• pro tisk prodejek, faktur a ostatních sestav, libovolná laserová nebo inkoustová tiskárna

Čtečka magnetických karet

• čtečka magnetických karet 125KHz, připojená přes sériové rozhraní (COM, RS-232) nebo přes USB (např PROMAG).

Cena doplňku JAZZ HOTEL

Uvedené ceny jsou bez DPH